TO專案管理人的教戰手冊(上):活動企劃與內部溝通(附上google前三名文章示範)

繼上次這篇「商業通識課|行銷計畫怎麼擬?|至少要涵蓋這三大要素

這次我要來分享「活動企劃與內部溝通」

以下是我google搜尋「活動規劃」、「活動企劃」得到的資訊:

參考資料一

七張圖學會怎麼做活動企劃!看完這篇你就會辦活動了

這篇文可以讓你知道組成活動的基本元素

活動企劃談的就是把腦中的想法變成一場具體的活動,而且有可以依據執行的工作規劃。大致上要有這些東西:要達成的目的、要執行的內容、要消耗的資源、要取得的效益、事後檢討評估的依據。

活動企劃流程:

  1. 內容企畫
  2. 具體呈現
  3. 宣傳推廣
  4. 活動前確認
  5. 實際活動發生
  6. 整理回顧

參考資料二

這篇寫得也很清楚「企業活動規劃懶人包!從企劃架構做起

此篇以「企業活動」為例,可以依照你的實際需求,照樣照做:

  • 活動宗旨(目的的界定,為什麼要辦這場活動?增進夥伴間的情感與良好互動、迎新、送舊、年終活動⋯⋯等等,都是好的目的。)
  • 活動主題(主題的界定,運動放鬆日、手作課程療癒日、電影賞析日、大吃大喝日⋯⋯等。)
  • 意義說明(參與者狀態分析著手,可以是與部門類型相反,工程部門長期使用電腦,那就來個戶外活動;平常就在運動的韻律體操教師可以做點靜態的休閒娛樂。)
  • 目標對象(參與者、組織、機構。)
  • 活動策劃組(通常就是寫企劃的人。)
  • 活動方式與內容(在這裡不只可以用文字說明,附上幾張過往此公司辦的活動照片,也是豐富內容的好辦法。)
  • 活動前期宣傳方式(內部廣告,內部電子郵件寄送、海報製作張貼、簽到表、回覆表等等都可以放在裡面。)
  • 活動時間表(活動開始與結束時間,什麼時候是自由時間可以特別註記,讓參與者也可以知道接下來的活動,會讓活動進行更順利。)
  • 活動地點(附上場地外觀與內部照片,會讓閱讀者更心動喔。)
  • 活動人員安排(執行團隊與組織人力配置。)
  • 活動流程(也可以是計畫流程。)
  • 項目預算(特別需要注意的是保險項目應該要看情況投保。
  • 效果分析(這跟意義說明是相對等的,希望這場活動的意義,是否有達到效果的分析說明。)
  • 活動總結(可以在此提醒若有拍照的同仁可以將照片統一傳到策劃組的手機,由一人統一整理,開相簿與大家共享。)

我後面會針對以上有顏色的項目詳細說明「如何內部溝通」

參考資料三

最後,是這篇「活動規劃核對清單:用簡單的步驟確保活動成功

以下我直接複製了文章裡面的內容,也針對我後面會提到的內容畫上顏色

活動開始前 16 週

  • 設定目標。辦這場活動的目的是什麼?您想達到什麼樣的效果?為了讓活動有個方向,請決定好主題、列出一份明確的目標,或查出要多少人出席才能打破人數紀錄等等。
  • 組成團隊。為每一位團隊成員指派職務,例如計畫管理員、活動行銷人員、營業單位聯絡人員或出納員。每個職務都應該要有清楚的目的,並且盡量設定可量化的目標。
  • 挑選場地和日期。使用活動前調查,了解參加者可能的預算、對他們哪些地點最方便,以及他們會和誰 (孩子、伴侶、同事或朋友) 一起來參加您的活動。然後,找到適當的場地,訂下舉辦活動的日期。
  • 確認活動焦點。動用您和團隊成員的人脈,尋找最令人驚豔的專題講者、報告人或表演者,讓他們成為整場活動的最大賣點。別忘了確認這位焦點人物有空來參加這場活動。
  • 訂出活動時程計畫圖。確定了焦點人物之後,就可以進行其他規畫了。想想您還希望將哪些人或事物變成活動的一部份呢?
  • 設定預算。搞清楚您的活動預計需要花多少錢,要如何支付這筆費用,以判斷您必須從報名費、參展商、贊助商和其他資金來源籌到多少錢,這項資訊會有助於設定合理的報名費和訂定贊助商等級。
  • 尋找資金來源。帶著您的活動目標、焦點人物和贊助商等級等資料,尋找適當的潛在參展商和活動贊助商。

活動開始前 12 週

  • 和焦點人物簽訂合約。然後向焦點人物取得一些宣傳資料,如照片或生平簡介等。安排交通和住宿。
  • 與贊助商簽訂贊助協議。向每一家贊助商取得宣傳資料,如公司標誌等。
  • 確認報告者。再次確認您的人脈網路,找出可能的報告者,包括主講和司儀等等。確認每一位報告者的意願和時間,然後開始將他們列入活動流程。
  • 確認餘興表演、外燴餐飲、交通管制和保全等事項。找到活動承包商並預約日期。
  • 取得活動許可和責任保險。向當地主管機關洽詢活動是否需要餐飲許可、噪音許可、看板懸掛許可、道路封閉許可或警力保護。責任保險必須能給付人員受傷、財產損壞和其他的活動事故。
  • 用品牌包裝活動。為活動打造與眾不同的外觀設計,在宣傳資料、活動布置和活動贈品上都套用一致的外觀。
  • 開放報名。您的線上報名表格必須切中要點,且不能遺漏有關抵達時間、飲食限制和 T 恤尺寸等實用的後勤資訊問題。
  • 宣傳活動。打造活動網站,在社群媒體上建立活動頁面。在主講人和知名來賓確認出席時立刻張貼更新,轟炸您想觸及的民眾。發送新聞稿到相關的媒體機構。

活動開始前 4 週

  • 和報告者及活動承包商簽訂合約。
  • 購買或租用必要用品。詢問承包商預期您提供什麼樣的設備。聯絡活動場地,詢問他們是否會準備一些必要用品。如果沒有,趕緊找到供應商,購買或租用那些用品。準備活動贈品,如禮品和產品樣本。
  • 取得所有演講和簡報內容的副本。向焦點人物和其他報告者索取演講和簡報內容的副本,確認內容適當,如有必要,聯絡報告者一起調整內容。
  • 建立活動節目表和腳本。為天候惡劣或出席人數過少的情況安排備案。
  • 召集志工。判斷人員安排上的需求,然後公開發送志工邀請。您可以利用線上志工報名表詢問有志人士的相關技能和興趣,以便為每一位志工找到最適合他們的職務。

活動開始前 1 週

  • 報名截止。
  • 寄出大會資料袋。資料袋中應包含活動節目表、菜單、報告者相關資訊、其他與會者的聯絡資訊,或其他能協助活動達成目標的實用資訊。這時也是調查與會者對活動有何期待的好機會。如果您的活動有 App,也請讓與會人士知道如何下載。
  • 為報告者安排媒體採訪。聯絡相關媒體機構,告知活動的報告人名單,試探他們的採訪興趣。然後聯絡報告人,告知採訪機會。準備媒體採訪證。如果可能的話,請在活動場地規畫一個採訪專用的空間。

活動開始前 1 天

  • 為每一場演講和簡報準備備份的紙本和數位資料。萬事警慎最好。這種高風險的大型活動總是印證了墨菲定律。
  • 佈置場地。確定所有的必要用品 (包括贈品) 都已運送到場。設置報到處、椅子、桌子和舞台。
  • 舉辦志工行前簡報。將每一位志工指派到專屬的小組,由規劃活動的團隊成員分別集中管理。
  • 致電媒體。確認媒體機構的出席情況。

活動當天

  • 收集即時回饋意見。在活動的空檔發送活動意見表,即時評量活動是否成功,並且在問題一出現時就馬上尋求解決方案。

活動後 1 週

  • 寄出感謝電子郵件。分別針對與會人士、志工和報告者撰寫感謝稿。強調活動的好成果,例如出席者眾多、對話交流有建設性或大家的回饋都很正面等等。
  • 在郵件裡附上活動後調查問卷。利用活動後調查問卷評量活動成敗,並開始為下一場活動做熱身。分別為與會人士志工和報告者打造專屬的調查問卷,確保您提出的問題都確實與受訪者相關。

 

以上已經提到的,我就不重複說了。

這篇主要是分享「公司內部」如何做好活動規劃的「前、中、後」溝通細節及具體執行內容,特別是給專案管理人的教戰手冊(延伸閱讀:關於我們在做什麼?方選文創公司簡介

以下為我們公司內部教育訓練的內容,大家可以斟酌使用:

專案管理者的職責

專案的循環

  • 瞭解需求:專案目的、你有多少資源完成任務
  • 專案統整:必須包含「各部門目標」、「具體執行內容」、「時間軸」、「如何驗收」
  • 分配任務:先「討論」、「達成共識」、後分配
  • 追蹤專案、依照實際狀況微調計畫內容

專案管理者的日常

  • 承接專案任務
  • 跨部門溝通
  • 人脈經營:穩固重要利害關係人的工作關係
  • 確認工作節點、交接與持續調整,以達到最終目標

專案管理者的能力

  • 清楚手上專案進度、能分辨優先次序、保持彈性
  • 善用資源
  • 跨部門整合
  • 善於歸納、總結、優化

專案管理者可以是專案發起人,但更多時候會是「承接者」的角色。

身兼多職的專案管理者

我們公司其實是現在才準備開始建立「專案管理」這個職位,通常一個5人以下的團隊不太會有這個角色,初創階段都是業務導向,先把錢賺到再說,哪裡需要管理。

新創的成員比較單純,大家各司其職,組織小的好處就是機動性高,能發揮各自所長完成階段性任務。

那麼,什麼時候會出現專案管理者?

開始需要「跨部門」整合、或是當一個活動成為「常態需求」的時候。

以我們公司為例

我的團隊其實是從「舉辦走秀」開始建立起來的,從「活動團隊」拓展到「行銷團隊」、再到現在的「師資團隊」。公司組織圖還沒畫好,但部門的溝通已經開始出現時間落差,這時候就需要有「專案管理者」的角色,做有效的溝通、任務安排,並在適當的時間提出考核及下一階段的規劃。

誰是專案管理者?

最需要「整合資源」的部門,最容易成為專案管理者的角色。

前情提要:關於我們公司的服務(含各品牌介紹)

以ASIF FASHION SHOW為例

ASIF FASHION SHOW為一個走秀活動統籌團隊,主要分成「活動組」、「廣宣組」、「公關組」

  • 活動組:負責活動統籌,包括活動前的規劃、活動當天的人力狀況、活動現場維持、活動後的結案報告
  • 廣宣組:根據活動組的時間軸,執行廣告宣傳等事宜
  • 公關組:根據活動組的時間軸,執行公關聯繫等事宜

很明顯「活動組」在團隊中是「支配」的角色,專案管理者會是「活動組」的成員「兼著做」

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以ASIF為例

ASIF的初衷是希望成為一個「素人平台」,我們相信就算是素人,也能發揮影響力。從ASIF Fashion Show籌備走秀的經驗累積而成,這裡搜集與模特兒職涯發展相關的資訊 (模特兒試鏡/ 通告、提升美感的展覽活動、品牌公關活動等),以及以模特兒為主軸向外拓展的學習資源 (模特兒專業能力、模特兒體態養成、海外發展的語言能力等)。ASIF主要分成「圖文組」、「影音組」、「自媒體管理組」:

  • 圖文組:寫手、美編
  • 影音組:影音企劃、影音攝影師
  • 自媒體管理組:創作者招募、審核、溝通及管理

這三個組的成為都是「執行者」的角色,目前主要執行公司內部所有需要行銷的內容,以及承接品牌業務端各自的任務。因為有長期「對外合作」及「內部合作」的經驗,如果需要產生專案管理者,這三個組別的領導者都很適合。

以ASIFPASS為例

ASIFPASS為一個「模特兒學院」,擁有各樣師資、課程,主要培訓模特兒人才,能與我們的品牌合作、接案。ASIFPASS主要分成「行政單位」、「教學單位」、「產研單位」:

  • 行政單位:行政會計、師資招聘、考核、學員招生、課程安排、學員管理等
  • 教學單位:教學、確保學員上課品質
  • 產研單位:為學員爭取對外合作機會、學員職涯發展

產研單位當然是專案管理的首選:對內連結行政、教學單位,對外與市場溝通、連結資源。

成立專案管理部門

資深的專案管理者能夠依照公司的營業目標、公司資源、以及各部門需求去做整合。

新手專案管理者可以先從簡單的專案開始著手,慢慢拉長專案時間、增加參與專案的「合作方」以創造更大的商業價值。

我覺得這篇文有點太長了,下一篇文將在明天寫好,主要是「執行面的部分」,

內容為「如何開始專案、定義專案類型、內部協調及外部整合」

並依照以下角色詳細說明講解,分別是

給身兼多職的專案管理者:創造「讓其他人幫你完成工作」的專案

給新手專案管理者的「入門款」專案

給資深專案管理者的「一舉數得」專案

 

如果有任何想法,歡迎私訊Email給我

我看到不一定會回覆,但如果我覺得值得討論,我會想辦法寫一篇來分享

或是透過Instagram貼文/ 限時動態回覆

歡迎大家追蹤我:TiaChou

 

這裡看之前的文章

 

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