養成好的工作習慣|自我成長的修煉【Ep.2 員工篇】

上一篇我說 老闆,你有時候要用員工的思維做事|自我成長的修煉【Ep.1 老闆篇】

那麼員工要用什麼思維做事呢?

前言

身為「像員工有兼著事情做」的老闆來說,還是與「純」員工有很多的不同。

但我這兩篇都是把「正在工作」狀態的老闆當作是員工在討論。老闆需要顧到的面向更多,但工作習慣是不會因為工作內容而改變的。

以下我整理了三個最重要的習慣:

一、注意時間

留意你在工作上花多少時間、在意團隊每個人的時間

有時間觀念非常重要!

留意你在工作上花多少時間

哪個時間要繳交,回推你自己需要多少時間完成,也就是說,如果你要答應別人工作,你要先了解對方給你多少時間完成、個人能力、時間安排上是否可以做到。

我碰過很多新人其實不知道自己需要花多久時間完成該項工作,這時候主管就很重要,你需要先以個人經驗去評估新人是否可以做到,因為他很新、他不懂很正常。如果因為新人的不準時,影響到整個團隊的進度,那是主管失職。

不過,當新人在漸漸上手各項工作的同時,也要學習衡量自身的工作能力,才能準時完成已答應的交辦事項,配合團隊進度。

在意團隊每個人的時間

首先就是「開會準時」,我自己是覺得遲到2分鐘都不被允許的這種準時。如果一定會遲到,就算只是1分鐘,都應該提前讓開會的同事們知道。大家可能可以先從「你不需要參與」的工作開始討論,而不是花時間等你。

每個人時間觀念不同,在一開始工作的時候就要把工作規則訂定好,讓團隊成員都依循,養成好的工作習慣。

二、保持有效率的狀態

每個人有效率的狀態不盡相同,要保持有效率的方法因人而異。像我是一個專注時間差不多最多1小時的人,但必要的時候,我也能整天都在高效率的狀態工作。

我保持高效率的秘訣是:認識工作性質、對應我自己的工作能力、讓自己習慣有效率的工作狀態、適時切換工作模式

認識工作性質

有些工作很花時間思考,硬是待在電腦前是沒有幫助的,在我知道我需要做這份工作的時候,我會分散我工作的時間,把一份大的工作切成小的工作,逐一完成。比如企劃一個一季、年度的專案就是相對花時間(在我之前寫過的 TO專案管理人的教戰手冊(上):活動企劃與內部溝通(附上google前三名文章示範) 有大略描述專案的元素,有興趣可以去看)我會「理解工作」、拆解工作項目,讓自己在應付不同細項工作時都是最好的狀態。

對應我自己的工作能力

有些工作對我來說不是我擅長的,但團隊有人比我做得更快更好,我就會分配給他。其實這個「分配」是一種能力,他不該只被放在老闆和員工的關係,更好的是員工之間能互相分配,以達到更有效率的工作團隊。至於「分配」的能力,我之後再寫一篇分享。

讓自己習慣有效率的工作狀態

要如何保持有效率的工作?關鍵是「讓自己習慣有效率的工作狀態」。我在大學的時候開始「兼職」創業,在沒有人逼我工作的狀況下,我是自發性的工作。那時候我養成了「只要沒效率就不工作」的習慣。現在我很清楚「有效率」是什麼感覺,很快的察覺自己是不是有效率的狀態,並且隨時調整到最佳狀況。

適時切換工作模式

面對不同的工作型態,就好像學生念不同科目的書,適時地切換有助於工作效率的提升。有時候碰到「今天不適合工作」的狀態,其實也不是真的一整天不適合。我會在工作中安插完全放空、休息的時間:運動、聽podcast、看書、甚至是看一些感興趣的Youtube頻道,讓自己的心平靜下來,有種「滿足感」然後再繼續工作。有時候工作中暫時還無法找到「滿足感」,需要外在的休閒娛樂幫忙。不過我會避免一些「完成後仍是感到空虛的休閒娛樂」,這個部分因人而異,只有你自己知道。

  • 通常我喝第二杯咖啡,就是因為我開始工作沒效率了

  • 那如果我喝了第二杯咖啡,又碰到沒效率的時候,我就會多加一份甜點

  • 那…. 如果今天喝了兩杯咖啡、吃了一份甜點,我還是沒效率的話
    • 我就會去做「我喜歡的工作」
    • 這份工作通常不是最緊急的
    • 但這份工作可以提升你的專注力
    • 我的話,我會到 pinterest 看一些美麗的排版
    • 分享給我的同事 ^_^ (自己沒有要做哈哈)

   

   

   

三、表達明確

表達不明確有兩種狀況,一、你本來就不擅長表達,二、因為某些原因,不想表達這麼清楚

如果是前者:不擅長表達

這裡教你幾個技巧:

條列式/ 列點表達(以下示範)

減少使用代名詞,直接使用名字;如果沒有名字,就為他命名;很難命名,用「示意圖」

  • 我叫做Tia, 我在交付工作的時候,我會直接寫 「Tia」負責XXX, 而不是寫「我」負責XXX
  • 我也很少用「他說…」「之前那份給我」「上次那頁網站幫我改」
  • 我會很明確的說 Joanna說…. , 《潛力素人錄取通知書》給我, 這裡幫我改(直接給他看示意圖)
    • 以下為實際的截圖,那時候我正在修改網站
    • 我希望間距窄一點,我就會直接畫出來希望的大小,而不是說「窄一點」
    • 因為每個人對「窄」的定義都不一樣
    • 我會說:我要這個的間距

    • 這裡都幫我調整成如上

 

先表達你的規劃,再進行討論

尤其是一個「新的提案」,很需要提案者「先行規劃」,而不是丟出一句「我覺得我們可以辦類似的活動」,讓大家用不同角度去思考你的話。如果是一個認真的提案,我會要求很明確的敘述。不需要有很精美的簡報,用草稿文件條列你的想法,越完整越好。

之前有寫過「行銷計畫怎麼擬?」的文章教學,任何提案都可以使用這樣的邏輯

商業通識課|行銷計畫怎麼擬?|至少要涵蓋這三大要素

 

如果是後者:因為某些原因,不想表達清楚

某些原因可能是「自己做錯事」「別人做錯事」「不想得罪人」「懶得說明,反正他也聽不懂」等

這些原因在工作上都很常見,不過這裡想說的是:説話明確不代表說話「直接」、或是「傷人」。具體的表達你的想法,避免過度婉轉讓人誤解你的意思,才能達到更好的溝通品質。

 


最近疫情嚴峻,很多人都轉到遠距工作。遠距工作更講求溝通品質及效率,希望這篇分享對大家有幫助!

祝福大家都能平安的度過這次的疫情。

 

我在IG有分享最近開的「創業工作坊」,主題是「如何兼職創業」

這個工作坊是有門檻限制的

有興趣者可以到活動頁面填寫報名表:防疫聯名工作坊

上面有不同的工作坊、也陸續新增不同的工作坊,歡迎追蹤 @asifpass_

有新的工作坊都會在這裡公告

 

在 Instagram 查看這則貼文

 

Tia(@choutia)分享的貼文


這篇是第一篇,裡面有我的介紹:終於開始了

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *